Retour sur l’année écoulée de Julie par Julie

Il y a un peu plus d’un an, j’étais en pleine réflexion. Je rentrais de 3 années passées à l’étranger, à m’interroger sur comment mettre en place un nouvel équilibre de vie et allier ma passion, le yoga, avec d’autres casquettes explorées à l’étranger.

Certes désireuse de retrouver une stabilité, je n’étais pas prête à mettre en péril mes valeurs et ce qui m’avait conduite il y a plusieurs années à changer certains paradigmes dans lesquels je m’étais engouffrée.

C’est au cours d’une discussion avec un proche que me traverse l’idée d’accompagner, dans son développement, une entreprise en construction. Mais pas n’importe laquelle, je souhaitais une entreprise qui ne me demande pas de sacrifier ma vie et mes passions.

Pendant une semaine, je décide de me couper des réseaux sociaux pour faire mûrir cette idée. Je me reconnecte à LinkedIn un jeudi et prends connaissance d’une offre envoyée par un ami quelques jours auparavant. Cette offre concerne socraft, une entreprise dont je n’avais encore jamais entendu parler. Je consulte leur site internet et décide de les contacter. Dans l’heure qui suit, je reçois une réponse de Romain qui me propose de “discuter” le lendemain. J’apprécie cette invitation qui ne présage de rien mais qui invite à un simple échange sans pression, juste pour faire connaissance.

Lors de la discussion, je me sens à l’aise, écoutée et suffisamment en confiance pour parler ouvertement, naturellement de mes envies de vie et de mon parcours. Et puis, j’entends des mots clés : entreprise libre, liberté, autonomie, confiance, travail hybride (télétravail, bureau). L’intérêt et l’engouement sont alors à leur paroxysme !

On termine la discussion. Une heure plus tard, je reçois un email de Romain me proposant de rencontrer toute l’équipe socraft le mercredi qui suit pour un entretien.

J’arrive à Lausanne et rencontre donc les 5 personnes qui constituent socraft. Les échanges commencent et je perçois assez rapidement certaines composantes de la dynamique du groupe et notamment :
– l’ouverture d’esprit : je ne me sens pas jugée, à l’instar je sens de l’intérêt pour mon parcours de vie, mes expériences à l’étranger, mes choix de reconversion professionnelle.
– la valorisation de la différence : je sais que je ne coche pas réellement les cases qui figurent dans la fiche de poste mais on me fait comprendre que j’en coche d’autres et que socraft a un réel intérêt pour ces cases-là.
– la décontraction : on me pose des questions techniques mais pas que ! On parle aussi de tout et de rien et on fait connaissance : “et toi, tu es plutôt thé ou café ?”.
– l’agilité : à l’époque, je ne connaissais pas le principe de l’agilité en entreprise.

C’est lorsque je glisse, à la fin de l’entretien que j’aimerais, dans la mesure du possible, obtenir une réponse rapide de leur part et que j’entends Farhdine me répondre “est-ce qu’un délai d’une semaine te conviendrait ?” que je commence à en percevoir le sens.

Je ressors de cet entretien pleine de confiance et d’espoir puisque c’est de loin le meilleur entretien que j’ai jamais passé : un entretien dans lequel je ne me sens pas obligée de porter un masque et dans lequel j’ose, un entretien dans lequel le pragmatisme (ou devrais-je dire l’agilité ?) est le mot d’ordre ! J’ai de nouveau foi dans le monde corporate et espère alors être embarquée dans le navire socraft 🙂

Je rentre chez moi. Il est 22h44 lorsque je reçois une proposition d’engagement. On ne pouvait pas rêver mieux comme rapidité de réponse ! Je réponds “oui” : l’aventure socraft commence le 1er juin 2021 (je n’arrive toujours pas à réaliser qu’une année s’est déjà écoulée) !

Je suis engagée en qualité de “growth craftswoman” ou, en français, activatrice de croissance ? Mais ça veut dire quoi au juste ?

Cela signifie que j’utilise mes différentes casquettes pour aider au développement de socraft à différents niveaux (stratégique, RH, admin, finance, bien-être de la team, etc.).

Jeune TPE, socraft venait de très loin et le chantier pourtant bien entamé laissait présager de tout ce qu’il y avait encore à mettre en place. Quelles ont donc été les initiatives de cette année ?

L’organisation interne en holacratie

Le 18 juin 2021, quelques temps après mon arrivée, nous prenions ensemble la décision d’opter pour l’holacratie, un management personnalisable faisant tomber des barrières que l’on retrouve habituellement dans des organisations plus classiques. En bref, avec l’holacratie :
– On donne l’autorité à toute personne de l’entreprise d’émettre certaines idées
– On ne suit pas un processus lourd pour l’examen de ces idées (pas de soumissions à d’éventuelles strates hiérarchiques)
– On fonctionne sur la base de la participation et de l’épanouissement de tous
Il a donc fallu réfléchir ensemble à comment s’organiser au sein de socraft : quels rôles existent-ils ou devraient exister ? Comment les regrouper ? Quels cercles définir ? Quelles sont les raisons d’être de ces rôles et de ces cercles ? Quel(s) membre(s) pour quel(s) cercle(s) ? Autant de questions auxquelles nous avons tenté de répondre.
Aujourd’hui désireux de rester agile dans nos manières d’opérer en interne, nous travaillons continuellement à cette organisation holacratique en mettant à jour ces rôles, cercles et raisons d’être.

La charte d’entreprise

L’une de mes missions a été de s’atteler à la définition d’une charte socraft pour rendre transparents les libertés, droits et devoirs des équipiers. La réflexion sur le contenu de la charte a permis de se rendre compte que certaines thématiques inhérentes à la vie interne d’une entreprise n’avaient pas été réellement évoquées ou n’étaient pas vraiment maîtrisées. C’était le cas notamment pour :
Le remboursement des notes de frais : que définit-on ? Quels sont les pré-requis au regard de la loi ? Quels avantages peut-on octroyer à nos employés au regard de nos moyens financiers ?
La formation continue : que met-on en place ? Qu’accorde-t-on aux collaborateurs ?
La perte de gain en cas de maladie : quelles conditions ont été négociées avec notre assureur ? Comment les expliquer aux équipiers ?
D’un travail a priori facile, il a fallu néanmoins se positionner sur un certain nombre de sujets et les formuler par écrit. La charte est aujourd’hui établie et un document constitutif de l’organisation de socraft. Nous continuons à la faire évoluer au gré de notre construction et des évènements de notre histoire.

Le cockpit

Une autre tâche sur laquelle je me suis penchée a été la mise en place d’un outil de pilotage financier.
Farhdine émet son besoin : “nous avons des chiffres et un ERP à disposition mais je manque de visibilité, j’ai besoin d’indicateurs me permettant de savoir si nous sommes dans le vert ou dans le rouge”. Nous discutons ensemble de l’existant : un prévisionnel maintenu par Farhdine, un réel calculé par l’ERP mais pas de lien entre les deux, un budget composé d’un compte de résultat, des données relatives à notre trésorerie disponibles sur Bexio !
On se penche sur la question et commence par reprendre le budget en s’interrogeant sur comment l’améliorer, le rendre plus précis, puis mettre en place un comparatif du réel avec le budget et aboutir à un MVP (Minimum Viable Product). Celui-ci fait alors l’objet de mises à jour régulières jusqu’à l’obtention d’un outil spécifique à nos besoins qui permet aujourd’hui de suivre la santé financière de socraft : le cockpit !

Les procédures

Qui dit agilité ne veut pas dire absence de cadre !
Au fur et à mesure de l’avancée de socraft, je me rends compte que certaines tâches et opérations surviennent de manière régulière et que nous gagnerions certainement du temps à les documenter et à les systématiser. Je travaille donc à la définition et à la mise en place de procédures et processus pour nous aider dans notre gestion en interne.

Les salaires

Le vendredi 19 novembre 2021, une discussion plutôt houleuse au sujet des salaires anime l’équipe : on prend alors conscience que c’est un sujet complexe et qu’il serait opportun de mettre en place une grille des salaires et d’avoir une procédure pour gérer les augmentations. On réfléchit alors à ce qui serait adapté pour socraft et on construit les prémisses de notre politique salariale avec une première version de grille de rémunération et une procédure de gestion des augmentations.

Le staffing prévisionnel
L’agrandissement de l’équipe permet d’identifier un nouveau besoin : celui d’anticiper et de mieux gérer le staffing. Comme pour le cockpit, il faut créer un outil de staffing prévisionnel adapté à notre taille et à notre métier.
De nouveau, on commence par un MVP et, au fur et à mesure que notre besoin s’ajuste, on développe !

my.socraft.ch

Alors que beaucoup de choses ont été mises en place, on s’interroge : comment s’assurer que les informations sont bien relayées en interne ? Comment fait-on pour garder un fonctionnement efficace ? On réfléchit donc à une manière de réunir et rendre accessibles les informations utiles aux équipiers et on se lance alors dans la construction d’un intranet : my.socraft.ch !

La communication au sein de l’équipe

Réussir à prendre en compte les sensibilités et les émotions de chacun et ne pas heurter l’autre dans notre manière de communiquer n’est pas une mince affaire et ça, on s’en rend compte tous les jours chez socraft ! En mars, on organise une formation sur la communication non violente (CNV) et le feedback avec l’aide d’Anne Rita Bertschy.
On apprend des tas de choses : que la communication peut être facilitée par le langage girafe (s’exprimer cœur à cœur avec l’autre) plutôt qu’en adoptant un langage chacal (prendre son interlocuteur de haut), l’importance du feedback, etc. On prend du recul et réalise qu’il n’est pas aisé d’appliquer ces préceptes au quotidien et qu’on a encore du chemin à parcourir.

L’agrandissement des locaux

De l’accroissement de l’équipe naît l’idée d’avoir des locaux plus grands ! On envisage la solution du déménagement mais très vite, nos voisins nous informent qu’ils cherchent un repreneur de bail. On manifeste notre intérêt ! Après de nombreux emails et appels auprès de la gérance restés sans réponse, on finit par avoir leur accord et signer le bail le 15 avril 2022.
Avec ces nouveaux locaux de 38 m2 adjacents à nos 64 m2, des espaces de travail et  des salles de réunion additionnels ainsi qu’une salle de repos, c’est moins la cacophonie lors  des séances simultanées. On peut plus facilement s’isoler et retrouver calme et concentration.

La mise en place d’un master-process

En février, je suis en arrêt de travail pendant deux semaines des suites d’une appendicite. Je me rends alors compte de l’importance de savoir se “backuper” les uns les autres et encore plus dans une structure aussi petite que la nôtre. Il y a quelques semaines, j’entreprends donc d’écrire un master-process décrivant l’ensemble de mes tâches régulières.

“Le besoin fondamental de l’être humain est le besoin d’être nécessaire. Se rendre indispensable offre une certaine sécurité, flatte l’ego, rend notre existence moins vaine.”

J’étais sur le lit d’hôpital aux urgences avec mon PC ouvert sur les jambes en train de me stresser pour boucler des tâches de fin de mois lorsque mon compagnon me regarde et me dit “mais qu’est-ce que tu fais ?”. J’appelle alors Farhdine pour lui annoncer que je vais être opérée de l’appendicite et absente mais que “c’est bon, quasiment toutes les tâches de fin de mois sont terminées”. Ils me rétorquent que “même si ce n’était pas le cas, ma santé est plus importante”. Et puis quelques semaines s’écoulent, je m’interroge sur les raisons qui m’ont poussées à agir de la sorte et me résous alors à créer des conditions propices à ne plus me rendre ou sentir indispensable. Pourquoi me diriez-vous ? Parce que ces derniers mois, mon besoin fondamental a été de recouvrer la santé plus que de me sentir nécessaire au fonctionnement d’une entreprise. Parce que le moto de socraft “votre autonomie, notre réussite” implique aussi d’autonomiser socraft.
Je présente le fruit de mon travail à Farhdine et Romain. Ce dernier me rétorque “C’est vraiment intéressant ce que tu as fait et cela vaut de l’or”. Il me branche alors sur l’écriture d’un article, on se rend compte que ça fait un an que je suis chez socraft et que ça mériterait de raconter cette année écoulée du point de vue de Julie. Me voilà alors embarquée dans la rédaction de ces lignes.

Le résumé de cette année

Grâce à socraft, je goutte à l’aventure entrepreneuriale. Je contribue à la construction d’une entreprise et me rends alors compte que ce n’est pas un long fleuve tranquille, qu’une entreprise en construction laisse beaucoup de place à l’inconnu et que le laps de temps entre la création et la mise en place peut semer le doute et l’incompréhension au sein d’une équipe, que la communication est clé, que la cohésion d’équipe n’est pas un acquis mais se cultive au quotidien, que le COVID a semé la pagaille (disons-le). Malgré ces difficultés, je suis heureuse de faire partie de cette aventure, de créer pour socraft, d’avoir cette marge de manœuvre tant désirée et de pouvoir conjuguer deux activités professionnelles (cela fera l’objet d’un prochain article).

Julie